説明責任について考える
昨年から続く香日向小学校跡利利用の経緯や住民説明会などを振り返って「説明責任」ということを悶々と考えています。
本来、行政は、幸手市でも、日常業務において法や様々な基準や契約などに則り、手順を踏んで落ち度なく行政を遂行していると私は思っています。しかしながら、香日向小学校問題で見たあのお粗末さは何なのか。そのギャップが私の中で統合できないのです。
インターネットで「説明責任」と検索すると、いろいろな研究論文などが出てきます。理論は後で勉強するとして、私は、大阪市総務局が平成２０年に策定した「説明責任を果たすための公文書作成指針」に注目してみました。少し長いですが大事なことなので、以下に「はじめに」から抜粋します。
は じ め に
「情報公開と文書管理は車の両輪」と言われるように、情報公開制度のより一層の充実が求められる中、市政運営の透明性を向上させ、市民への説明責任を果たしていくためには、公文書の適正な管理は不可欠であり、ますます重要になっています。しかしながら、本市において、情報公開請求に対して非公開決定がされるものの中には、請求対象となる公文書が存在しないことにより非公開となるケースがあります。
そもそも作成すべき公文書が作成されていなかったり、作成されていても適正な管理がなされていなければ、情報公開制度の円滑で適正な運用ができないばかりでなく、市政に対する信頼を損なうことにもなりかねません。
そこで、不存在による非公開の事例を分析しました。
この分析結果に基づき、公文書の作成の要否や個人メモとの区別について特に留意すべき事項を明らかにすることにより、統一した取扱いを実現するとともに、公文書の作成・管理マインドを醸成していただくため、「説明責任を果たすための公文書作成指針」を作成しました。
１ 意思形成過程の文書についても、確実に作成されるようにすること
２ 決裁や供覧の手続を経ていない組織共用文書についても、適正な保存管理がされるようにすること
公文書の適正管理は、単に事務処理上の問題にとどまりません。情報公開制度とともに機能することにより、市政に対する市民の信頼確保と市全体の行政能力の向上にもつながります。そのためには公文書は確実に作成され、適切に保存管理されなければなりません。
職員の皆さんにおかれては、このことを再認識し、本指針を活用して公文書の適切な管理に努めてください。
♥いかがですか。説明責任に公文書管理が大切なことに改めて気付かされます。公文書を確実に作成し、適正に管理するということは情報公開を前提とした行政が遂行されるということです。住民説明会などでの市の説明に細かな部分でブレがあったように思います。幸手市の文書管理は「情報公開」を見据えた仕様になっているか。そうでなければわが幸手市でも見習っていただきたい。
今後、私も少し掘り下げて研究してみたいと思います。